LABORAL / CONDICIONES DE TRABAJO. Colombia. Cambio en los reglamentos internos de trabajo.

Reglamento interno de trabajo: lo que cambia en procedimientos disciplinarios, jornadas y contratos

El abogado Luis Miguel Merino, especialista en Derecho Laboral y Relaciones Industriales, explica este tema en el consultorio laboral del 12 de septiembre, titulado Reglamento interno de trabajo: procedimientos disciplinarios y cambios bajo la reforma laboral.

Con la entrada en vigor de la reforma laboral, Ley 2466 de 2025, las empresas deben revisar y actualizar su reglamento interno de trabajo para garantizar que sus disposiciones estén alineadas con las nuevas normas sobre contratación, jornadas, descansos y procedimientos disciplinarios.

Este consultorio analiza los principales cambios normativos y sus efectos en la gestión laboral, resaltando los riesgos de incumplimiento y la importancia de contar con políticas internas claras, actualizadas y conformes con la legislación vigente.

Para escuchar cada pregunta con su respuesta, ve al video y busca el minuto que te señalamos en cada una.

A continuación describimos las respuestas de este interesante tema:

1. Elementos fundamentales del reglamento interno de trabajo en las organizaciones

Pregunta: ¿qué aspectos debe contener el RIT en las organizaciones?

Minuto 03:58

El RIT define pautas y estructuras fundamentales para la gestión laboral. Comprender sus contenidos permite a las empresas establecer procesos claros de admisión, horarios, periodos de prueba y demás condiciones laborales que facilitan la organización interna.

 Detalles clave

• El reglamento interno de trabajo –RIT– es un documento obligatorio, dinámico y de actualización constante. Según el artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo, debe seguirse su contenido al pie de la letra, ya que no fue modificado por la reforma laboral publicada en junio de 2025.
• El RIT debe identificar claramente al empleador, incluyendo razón social, según el certificado de existencia y representación legal. Debe señalar también el establecimiento principal y las sedes, con sus respectivas direcciones físicas.
• Entre las condiciones de admisión que debe contener el RIT se incluyen los procesos previos a la contratación, como pruebas técnicas, visitas domiciliarias y requisitos legales como licencias o tarjetas profesionales vigentes. Este aspecto es revisado por los inspectores del Ministerio del Trabajo.
• El reglamento debe regular aspectos como el contrato de aprendizaje, ahora laboralizado, con etapa lectiva y productiva, afiliación al sistema de seguridad social y aumento del apoyo económico. También debe contemplar el período de prueba, cuya cláusula debe constar por escrito en el contrato individual, o se entenderá inexistente.
• El artículo 108 del CST también exige incluir disposiciones sobre trabajadores accidentales o transitorios (artículo 6 CST), jornadas, horas extras, descansos, permisos, licencias sindicales, calamidad doméstica, salario mínimo legal o convencional, forma y lugar de pago, servicios médicos, orden jerárquico, normas de seguridad y prohibiciones laborales para menores de 16 años.

2. Cambios necesarios en el reglamento interno de trabajo con la Ley 2466 de 2025

Pregunta: ¿con la entrada en vigor de la reforma laboral, Ley 2466 del 2025, se deben hacer cambios en el reglamento interno de trabajo?

Minuto 17:31

La Ley 2466 de 2025 introduce modificaciones laborales que implican ajustes en el reglamento interno de trabajo, buscando alinear las políticas internas de las empresas con las nuevas disposiciones sobre contratación, jornada laboral y condiciones de empleo.

Puntos de interés

• La Ley 2466 de 2025 promueve la preferencia por contratos a término indefinido, presumiendo su existencia, salvo que se pacte por escrito una modalidad distinta. A partir del cuarto año de renovación continua, los contratos a término fijo se transforman en indefinidos, lo cual puede motivar ajustes en el RIT si allí se detallan formas contractuales como obra o labor.
• Se deben revisar las condiciones de admisión y las jornadas laborales conforme a la Ley 2101 de 2021. Esta norma reduce progresivamente la jornada semanal y, con la reforma de 2025, se zanja la duda sobre el límite diario, fijándolo en 8 horas. Superado este tiempo, aplica el pago de horas extra, salvo que exista acuerdo de jornada flexible.
• El descanso obligatorio podrá pactarse en día distinto al domingo o sábado, adaptándose a las dinámicas de empresas 24/7. Este cambio legislativo da mayor margen para organizar la operación sin transgredir el derecho al descanso, en línea con la modificación del artículo 173 del CST que tradicionalmente lo regulaba.
• Según la Ley 2466 de 2025, el recargo por trabajo dominical y festivo aumenta progresivamente: 80 % desde julio de 2025, 90 % en 2026 y 100 % desde julio de 2027. Esto impacta la liquidación de nómina y debe ser incorporado en el RIT si se regula allí el trabajo en días no hábiles.
• Se mantiene la obligación de publicar el RIT en un lugar visible, pero ahora puede hacerse también por medios digitales. Es fundamental conservar prueba de su divulgación, por ejemplo, mediante intranet o correo electrónico, especialmente en procesos de ingreso, garantizando que el trabajador haya sido informado.

3. Actualización del RIT: precisiones sobre las condiciones de admisión de personal

Pregunta: ¿cuáles son los cambios que debo precisar en el RIT respecto a las condiciones de Admisión?

Minuto 29:16

La revisión de las condiciones de admisión en el reglamento interno permite reflejar requisitos específicos por cargos, certificaciones o habilitaciones profesionales, garantizando que el personal cumpla con los estándares exigidos y respaldando procesos de control interno.

Aspectos esenciales

• Aunque la reforma laboral no menciona explícitamente las condiciones de admisión, es necesario mantenerlas siempre actualizadas en el reglamento interno de trabajo, especialmente cuando se trata de cargos críticos o técnicos.
• En los procesos de selección para cargos técnicos, es obligatorio contar con documentación que acredite requisitos como tarjetas o certificaciones profesionales vigentes, evitando así sanciones legales o contrataciones indebidas.
• El empleador no debe contratar a personas cuyas tarjetas profesionales estén vencidas, no hayan sido tramitadas o estén sancionadas. Este control es fundamental cuando el cargo exige una cualificación formal para ejercer legalmente.
• Casos como los de abogados, contadores e ingenieros exigen atención especial, ya que sus profesiones están reguladas por normas específicas y requieren tarjeta profesional obligatoria conforme a la Ley 43 de 1990 y otras disposiciones sectoriales.
• El RIT debe describir de forma detallada el proceso de admisión, incluyendo criterios, documentación exigida y validaciones requeridas para asegurar el cumplimiento normativo en la contratación.

4. Ajustes normativos en la jornada laboral y su impacto en el RIT

Pregunta: ¿cuáles son los cambios a incluir en materia de jornada laboral?

Minuto 31:03

La normativa laboral vigente establece cambios progresivos en la jornada laboral que deben ser considerados en los contratos y reglamentos internos de las empresas.

Elementos esenciales

• La Ley 2101 de 2021 y el artículo 11 de la Ley 2466 de 2025 modificaron el artículo 161 del CST, estableciendo una jornada ordinaria de 8 horas diarias y 42 horas semanales. Esta reducción debe incluirse expresamente en el RIT para evitar interpretaciones erróneas o la generación de horas extras no reconocidas.
• Si una empresa no se acogió a la reducción gradual, se presume que aplica directamente la jornada de 42 horas. De no registrarse esta decisión en el RIT o comunicarse a las áreas, se podrían estar generando 2 horas extras diarias, lo cual implica obligaciones adicionales en prestaciones y seguridad social.
• Según el artículo 160 del CST, las horas extras son salario. Al no registrar la reducción y superar las 42 horas semanales, se configura una inexactitud en el pago, permitiendo que el trabajador exija el reconocimiento retroactivo de horas extra, lo que puede impactar el cálculo de aportes y generar requerimientos o sanciones.
• Aunque ya no se exige autorización del Ministerio del Trabajo para el uso de horas extra, se mantiene el límite legal: 2 horas extra por día y 12 semanales. Superar estos topes puede dar lugar a procesos de inspección, sanciones o incluso restricciones en el uso futuro de jornadas extendidas.
• La jornada flexible, permitida por el artículo 161 CST modificado, permite distribuir las 42 horas semanales entre 4 y 9 horas diarias sin recargos, siempre que se pacte en el contrato de trabajo. Si no se acuerda expresamente, se presumirá jornada ordinaria de 8 horas, y cualquier exceso se entenderá como extra.

5. Cambios en los días de descanso y su inclusión en el reglamento interno de trabajo

Pregunta: ¿cuáles son los cambios que se deben incluir frente a los días de descanso?

A través de la reforma laboral se permitió determinar un día de descanso diferente al sábado o domingo. Por lo tanto, en caso de que haya trabajadores que tienen un día de descanso diferente a dichos días, se deberá precisar dicha posibilidad en el RIT.

 Puntos de enfoque

• La reforma laboral permite fijar el día de descanso obligatorio en un día distinto al sábado o domingo. Esta flexibilidad debe quedar claramente consignada en el reglamento interno de trabajo para evitar conflictos y garantizar certeza en las condiciones laborales pactadas.
• Aunque la norma no precisa si el día de descanso puede cambiar semanalmente, se recomienda establecerlo de manera fija. La razón es permitir al trabajador planificar su vida personal y familiar, evitando cambios arbitrarios que desestabilicen su rutina.
• El descanso semanal tiene una función restauradora y social. Por ello, debe garantizarse sin interrupciones, incluso cuando el día varía. La norma exige que siempre exista un día de descanso como principio mínimo de protección al trabajador.
• El trabajo dominical habitual (3 o más domingos al mes) conlleva el pago del recargo del 80 % y el otorgamiento de un día de descanso compensatorio dentro de la semana siguiente, conforme a lo establecido en el Código Sustantivo del Trabajo, sin que esta obligación haya sido modificada.
• La discusión actual se centra en si los días festivos deben incluirse para determinar la habitualidad del trabajo dominical. Aunque no hay pronunciamiento definitivo, si se trabajan 2 dominicales y un festivo, podría interpretarse como trabajo habitual, lo que implicaría el pago del recargo y el día compensatorio.

6. Actualización de recargos por trabajo en días dominicales o festivos

Pregunta: ¿cuáles son los cambios que se deben incluir frente al aumento del valor del trabajo en días dominicales o festivos?

Minuto 45:25

El aumento del valor de los recargos por trabajo en días no laborables representa un cambio relevante para la gestión salarial. Es importante aplicar correctamente estos ajustes en la remuneración y cálculos asociados.

Áreas de interés

• El recargo por trabajo en días dominicales o festivos, establecido en un 75 %, se incrementará gradualmente: al 80 % desde julio de 2025, al 90 % desde julio de 2026 y al 100 % desde julio de 2027, conforme lo ordena la ley, sin posibilidad de aplicar porcentajes inferiores.
• Esta progresividad es de obligatorio cumplimiento conforme a la normativa vigente; no es opcional ni está sujeta a acogimiento voluntario, pues se trata de un mandato legal expreso que rige para todas las organizaciones.
• Las empresas pueden aplicar porcentajes superiores al estipulado por ley si su capacidad financiera lo permite, como establecer el recargo directamente al 90 % o al 100 %, pero nunca menos de lo exigido normativamente.
• Estos recargos hacen parte integral del salario, por lo tanto, deben ser considerados para el cálculo de la base salarial, lo que incide directamente en prestaciones sociales y aportes a seguridad social.
• No aplicar correctamente estos porcentajes afecta derechos laborales adquiridos y expone al empleador a sanciones, pues el pago del recargo es una obligación legal y salarial, con impacto prestacional.

7. Cambios en el reglamento interno frente al contrato de aprendizaje

Pregunta: ¿cuáles son los cambios que se deben incluir frente al contrato de aprendizaje?

Minuto 47:07

El reglamento interno frente al contrato de aprendizaje incorpora novedades sobre laboralización, aportes al sistema de seguridad social y ajustes de monetización. Estas actualizaciones buscan asegurar la correcta aplicación de la normativa vigente y la protección integral de los aprendices en formación y práctica productiva.

Tópicos relevantes

• El contrato de aprendizaje se encuentra en proceso de laboralización, lo que implica que en la etapa productiva el aprendiz deberá recibir como mínimo el salario mínimo legal vigente ($1.423.500), lo cual representa una obligación inmediata para las empresas.
• Se exige afiliación completa al sistema de seguridad social para aprendices en etapa productiva, incluyendo salud, pensión, riesgos laborales y caja de compensación familiar, condición que antes no era obligatoria y que ahora los convierte en trabajadores comunes.
• Para los aprendices en etapa lectiva, el apoyo económico se reduce al 75 % de un salario mínimo y se establece su afiliación a pensión y riesgos laborales. Esta última afiliación se encuentra en discusión, dado que no desarrollan actividades laborales que generen riesgo.
• Se requiere una modificación de la planilla Pila, ya que actualmente solo existe la planilla tipo “E” para empresas. El Ministerio de Salud y Protección Social deberá generar una planilla específica para aprendices que permita cumplir con las nuevas obligaciones.
• Si no se contrata aprendiz, debe cumplirse la figura de monetización, es decir, un pago al Sena equivalente a 1,5 salarios mínimos mensuales. Este valor incrementado busca desincentivar el pago monetizado y promover la contratación directa y la formación.

8. Procedimiento disciplinario: modificaciones normativas y actualización en el reglamento interno de trabajo

Pregunta: ¿cuáles son los cambios que se deben incluir al procedimiento disciplinario?

Minuto 50:56

La reforma laboral incorpora modificaciones al procedimiento disciplinario, estableciendo pautas más precisas para la documentación, notificación y pronunciamiento en casos de faltas laborales. Estas novedades buscan reducir inconsistencias previas y garantizar procesos equitativos dentro del marco del RIT.

Detalles clave

• Con la reforma laboral 2025, el procedimiento disciplinario quedó expresamente regulado en la ley, superando la dispersión anterior sustentada solo en reglamentos internos o jurisprudencia, como las sentencias C-593 del 2014 y SU 449 de 2020. Esta normatividad garantiza el debido proceso y el derecho de contradicción.
• El nuevo procedimiento exige una comunicación formal escrita de apertura donde se indiquen los hechos, conductas u omisiones y se trasladen las pruebas disponibles, brindando claridad sobre la situación que motiva la actuación disciplinaria.
• Se establece un término mínimo de 5 días para que el trabajador se pronuncie, ya sea verbal o por escrito. Este plazo elimina el elemento sorpresivo y permite una preparación adecuada para ejercer el derecho de defensa.
• Posteriormente, debe emitirse un pronunciamiento definitivo y motivado. Este puede derivar en una exoneración, una sanción disciplinaria (como suspensión sin salario) o, si la falta es grave, en la terminación del contrato con justa causa conforme al artículo 62, literal “A”, del CST.
• La decisión puede ser impugnada por el trabajador. El reglamento interno debe definir el procedimiento de impugnación, garantizando una segunda instancia objetiva y fundamentada. La reforma exige que todo el proceso disciplinario esté consignado en el reglamento interno

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